مسؤول إدارة الوثائق

وصف

الملخص: إدارة استلام الوثائق ومعالجتها وتخزينها، مع ضمان الدقة والامتثال والوصول السلس إليها عبر الإدارات. أبرز النقاط: 1. إدارة استلام الوثائق ومعالجتها وتخزينها بشكل آمن 2. ضمان دقة الوثائق وامتثالها والتحكم في تدفقها 3. صيانة أنظمة إدارة الوثائق والسجلات المادية **التاريخ:** 30 أغسطس 2026 **الموقع:** KW **الشركة:** شركة الغانم للصناعات الوصف التفصيلي لوظيفة الملخص إدارة استلام الوثائق ومعالجتها وتخزينها الخاصة بالمشاريع والإدارات. والتحقق من الوثائق ومسحها ضوئيًا وتصويرها، والتأكد من تخزين جميع الوثائق بأمانٍ تامٍ. وكذلك إعداد التقارير وأرشفة المواد وضمان الوصول السلس إلى الوثائق عبر الإدارات. مهمات الوظيفة * التعامل مع استلام الوثائق ومسحها ضوئيًا والتحقق منها وتخزينها. * تصنيف وأرشفة الوثائق ذات الصلة. * استرجاع الملفات للموظفين الآخرين والعملاء عند الحاجة. * تصميم قوالب للوثائق وأنواع الملفات وقواعد بيانات الوثائق. * التحقق من الوثائق وتحريرها لضمان دقتها وامتثالها. * التحكم في تدفق الوثائق داخل الإدارات وخارجها. * الإبلاغ عن الأخطاء أو التطورات المتعلقة بتخزين الوثائق. * ضمان التدمير والتخلص الآمن من الوثائق الحساسة. * تحديث وصيانة أنظمة إدارة الوثائق والسجلات المادية. * الحفاظ على أمن الوثائق السرية. * مساعدة الموظفين في الوصول إلى الوثائق من خلال نظام إدارة الوثائق الخاص بنا. متطلبات المرشح * درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة السجلات. * خبرة سنتين في مجال إدارة الوثائق أو إدارة الأرشيف أو إدارة السجلات. * معرفة بأنظمة إدارة الوثائق مثل SharePoint وOnlyOffice وDocuWare Cloud وRubex. * إتقان أنظمة التقاط الوثائق مثل CAPSYS Capture وXerox DocuShare. * إتقان ممتاز لبرامج مايكروسوفت أوفيس. * مهارات استثنائية في الكتابة والطباعة وإعداد التقارير. * القدرة على تنظيم الوثائق بدقة عالية. * الإلمام باللوائح التنظيمية ذات الصلة المتعلقة بحفظ الوثائق ومعالجتها. * القدرة على إدارة التغييرات في قواعد البيانات بشكل استباقي باستخدام أنظمة إدارة البرمجيات. * النهج القائم على الوقت في التعامل مع الاستفسارات والمهمات. التعليم: درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال