مدير الوثائق

وصف

الملخص: نبحث عن مدير وثائق منظم ودقيق للتعامل مع التحكم في جميع وثائق المشاريع الخاصة بالمشاريع البحرية ومشاريع البناء. أبرز النقاط: 1. إدارة وثائق المشاريع الخاصة بالمشاريع البحرية ومشاريع البناء. 2. ضمان التحكم في إصدارات الوثائق وتوزيعها على أصحاب المصلحة. 3. دعم متطلبات التدقيق والامتثال من خلال حفظ السجلات بدقة. **حول الدور:** نبحث عن مدير وثائق منظم ودقيق\-التركيز للاضطلاع بإدارة والتحكم في جميع وثائق المشاريع الخاصة بالمشاريع البحرية ومشاريع البناء. وسيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن الحفاظ على السجلات الدقيقة، وضمان التحكم في إصدارات الوثائق، وتوزيع الوثائق على أصحاب المصلحة، ودعم متطلبات التدقيق والامتثال. **المهام الرئيسية:** * صيانة وإدارة جميع وثائق المشروع، بما في ذلك الرسومات والمواصفات وبيانات الأساليب وتقارير الاختبارات والمراسلات * ضمان التحكم السليم في الإصدارات وأرقام الترقيم وتصنيف جميع الوثائق وفقاً لإجراءات الشركة * توزيع الوثائق على الفرق الداخلية والعملاء والمستشارين والمقاولين من الباطن حسب الحاجة * تتبع مراجعات الوثائق وموافقاتها وتحديثات حالتها * استلام وتسجيل وتوزيع المراسلات الداخلة والخارجة * الحفاظ على سجل رئيسي للوثائق وضمان تحديثه بانتظام * دعم فرق ضمان الجودة والرقابة على الجودة (QAQC) بالتوثيق المطلوب لطلبات التفتيش واعتماد المواد وتقارير الاختبارات * المساعدة في إعداد حزم الوثائق للتدقيق والتفتيش وتسليم العميل * ضمان تخزين جميع الوثائق بشكل صحيح وتوفرها لفرق المشروع * متابعة موافقات الوثائق والتعليقات والتقديمات المُعادَة من العملاء والمستشارين * إعداد وصيانة سجلات الإرسال وسجلات طلبات المعلومات (RFI) وسجلات التقديمات * التنسيق مع مهندسي المشروع وفرق الموقع والمقاولين من الباطن فيما يتعلق بتقديم الوثائق * ضمان سرية وأمن الوثائق الحساسة الخاصة بالمشروع * تقديم دعم التحكم في الوثائق لإغلاق المشروع وأرشفته * إعداد تقارير حول حالة الوثائق والموافقات المتأخرة والتقديمات المعلقة **المؤهلات \و الخبرة:** * دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية أو مجال ذي صلة * خبرة لا تقل عن 3\-5 سنوات كمدير وثائق في مشاريع البناء أو المشاريع البحرية أو قطاع النفط والغاز * يُفضَّل أن تكون لدى المتقدم خبرة في أنظمة إدارة الوثائق (مثل: Aconex، SharePoint، EDMS) * معرفة بإجراءات التحكم في الوثائق والتحكم في الإصدارات وأنظمة التصنيف * إلمام بإجراءات توثيق مشاريع البناء والمشاريع البحرية * إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook) وبرامج تحرير ملفات PDF * فهم معايير ISO في مجال التوثيق يُعتبر ميزة إضافية * إجادة اللغة الإنجليزية؛ وإجادة اللغة العربية أو الهندية/الأردية تُعتبر ميزة إضافية **المهارات المطلوبة:** * قدرات قوية في التنظيم وحفظ السجلات * الانتباه للتفاصيل والدقة في إعداد الوثائق * مهارات اتصال وتنسيق جيدة * القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية * التعاون مع فرق المشروع وفرق ضمان الجودة والرقابة على الجودة (QAQC) وفرق الموقع * الإجادة في استخدام برامج التحكم في الوثائق وبرامج مايكروسوفت أوفيس مكان العمل: شخصياً