مساعد في إدارة المستندات

وصف

الملخص: تبحث مؤسسة أوكوابو عن مساعد في إدارة المستندات يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والدقة لدعم إدارة المستندات، وإدخال البيانات، والتصنيف، والأنشطة الإدارية. أبرز النقاط: 1. دعم إدارة المستندات، وإدخال البيانات، والتصنيف، والمهمات الإدارية 2. الحفاظ على السجلات بدقة وتنظيم وسهولة في الوصول إليها 3. ضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة مساعد في إدارة المستندات **الشركة:** مؤسسة أوكوابو **الموقع:** السلامية، القطاع 1، الكويت **الراتب:** ٥٨٠ دينار كويتي/شهر ملخص الوظيفة تبحث مؤسسة أوكوابو عن مساعد في إدارة المستندات يتمتع بدرجة عالية من التنظيم والدقة لدعم إدارة المستندات، وإدخال البيانات، والتصنيف، والأنشطة الإدارية. ويجب أن يضمن المرشح المثالي دقة السجلات وتنظيمها بشكل سليم وسهولة الوصول إليها، مع دعم سير العمليات الإدارية بسلاسة. المهام والمسؤوليات * إعداد المستندات والسجلات والملفات وتنظيمها والحفاظ عليها. * إدخال المعلومات وتحديثها بدقة في قواعد البيانات وأوراق العمل الإلكترونية. * مراجعة المستندات للتأكد من اكتمالها ودقّتها واتساقها. * صيانة أنظمة التصنيف الإلكترونية والورقية على حد سواء. * مسح المستندات ضوئيًا ونسخها وطباعتها وتوزيعها حسب الحاجة. * تتبع تقديم المستندات والموافقات والتنقيحات والمواعيد النهائية. * المساعدة في إعداد التقارير والنماذج والمراسلات والمستندات الإدارية. * الحفاظ على سرية المعلومات والسجلات الحساسة. * استرجاع المستندات والمعلومات عند طلبها من الموظفين المخولين. * التنسيق مع الفرق الداخلية لجمع المستندات المفقودة أو المُحدَّثة. * التأكد من اتباع المستندات لإجراءات التسمية والتنسيق والتصنيف المعمول بها. * المساعدة في أنشطة أرشفة المستندات والاحتفاظ بها. * صيانة سجلات المستندات وأوراق العمل الخاصة بالتتبع. * دعم المهام الإدارية العامة حسب الحاجة. المؤهلات المطلوبة * دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو إدارة المعلومات أو تخصص ذي صلة (مفضّل). * خبرة سابقة في إدارة المستندات أو إدخال البيانات أو الإدارة المكتبية أو دور مشابه (ميزة إضافية). * مهارات قوية في استخدام الحاسوب، وبخاصة مايكروسوفت وورد وإكسل. * انتباه ممتاز للتفاصيل والدقة. * مهارات تنظيمية ومهارات ممتازة في إدارة الوقت. * مهارات اتصال كتابية وشفهية جيدة. * القدرة على التعامل مع المعلومات السرية باحتراف. * القدرة على إدارة عدة مستندات ومهمات بكفاءة. * مهارات قوية في التصنيف وحفظ السجلات والمهمات الإدارية. * القدرة على العمل بشكل مستقل أو ضمن فريق. المهارات المفضلة * خبرة في أنظمة إدارة المستندات الرقمية. * معرفة بأداة جوجل وورك سبيس أو أدوات إنتاجية مماثلة. * مهارات جيدة في الكتابة على لوحة المفاتيح وإدخال البيانات. * القدرة على اكتشاف الأخطاء والحفاظ على دقة السجلات. * الموثوقية والانضباط والالتزام بالمواعيد النهائية. الراتب المدفوع: KWD٠٫٠٠٠ لكل شهر موقع العمل: بشكل شخصي